Allgemein wird angenommen, dass die Aufbewahrungsfrist für ALLE Dokumente 10 Jahre beträgt. Was aber nicht stimmt. Manchmal beträgt die aufzubewahrende Zeit 10 Jahre, für manche Dinge nur 6 Jahre. Manche sogar 30 Jahre.

Eine gute Übersicht erhalten Sie HIER.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt NICHT IMMER am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres auf die sich die Unterlagen/ das Dokument beziehen.
Der Fristverlauf beginnt immer nach Ende des Kalenderjahres. Und erst nach DEM Kalenderjahr, in dem im betreffenden Dokument der letzte Eintrag gemacht wurde.
Bitte klären Sie deswegen IMMER erst die richtige Aufbewahrungsfrist mit einem Steuerberater. Wenn ein Dokument einmal im Reißwolf gelandet ist, ist es zu spät.

Meist werden die Akten im Büro selber oder im Keller des Unternehmens aufbewahrt. Aber VORSICHT: Zum einen ist Ihr Büro kein Lagerhaus. Der angemietete Office-Space müllt sich mit der Zeit zu und es wird immer enger im Büro. Einen Lagerhaus-Platz zu mieten ist dabei fast immer günstiger als teurer und beheizter Büroraum.

Im eigenen Keller achtet meist niemand auf die vorherrschenden Temperaturen und Gegebenheiten. Zum Beispiel wird Ungezieferbefall häufig erst entdeckt, wenn es sich warm und gemütlich gemacht hat. Und Ungeziefer LIEBT Papier und Akten. Bei guten Lagerrraum-Anbietern wird darauf systematisch geachtet.

Ebenso sind professionelle Lagerräume klimatisierbar. Das optimale Klima für Akteneinlagerungen liegt bei 18 – 20 Grad konstanter Raumtemperatur und einer Luftfeuchtigkeit von 45 – 55%.

Warum Sie NIE eine Garage als Aufbewahrungsort nutzen sollten, erfahren Sie HIER

Meist werden die aufzubewahrenden Akten und Dokumente in Umzugskartons aufbewahrt. Dabei sollte man beachten, dass die Umzugskartons von guter Qualität sind. Denn wenn die Kartons gestapelt aufeinander stehen, drücken schon mal 30 Kilogramm auf den untersten Karton. Und das im schlimmsten Fall 10 Jahre lang.

Besser als Pappkartons sind da unsere Plastikboxen. Durch die Plastikbox bleibt Temperatur und Luftfeuchtigkeit konstanter und das Papier ist besser vor ausbleichen geschützt.

Als Unternehmer sind Sie nicht nur für die Aufbewahrung, sondern auch für die geordnete und systematische Ablage der benötigten Dokumente.

Es ist daher nicht ausreichend, alle Dokumente in einen großen Karton zu legen. Sondern es wird dringend empfohlen, die Boxen nach Vierteljahr zu sortierenund auch eindeutig zu beschriften.

Diese Systematik hat einen weiteren großen Vorteil: die Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Nur so kann der Lagerbetrieb nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die nicht mehr benötigten Akten vernichten – im besten Falle mit Zertifizerung, damit Sie auf der sicheren Seite sind.

StorangeBOX berät Sie beispielsweise gerne und fertigt mit Ihnen einen Plan an: WANN sollen wir laufende neue Akten abholen (beispielsweise im März jeden Jahres), WANN werden Alt-Akten entsorgt, wer ist Ansprechpartner, und und und. Alles automatisiert, so dass Sie sich um nichts mehr kümmern müssen.

Sollten Sie einen Vorgang wider erwarten noch einmal benötigen, rufen Sie einfach ihren persönlichen Ansprechpartner an. Wir stellen für Sie per individuellen QR-Code die benötigte Box zur Verfügung und übernehmen auf Wunsch auch gerne den Transport zu Ihnen.